پرونده ها و مدارك ادارى، اسناد ملكى، گزارش ها، نقشه ها،
قراردادها، پرونده هاى پرسنلى، اسناد مثبته مالى و… از با ارزش
ترين دارائي هاى اطلاعاتى سازمان ها هستند كه بايد به حفاظت،
نگهدارى، سرعت دسترسى، طبقه بندى و اعمال سطوح امنيتى دسترسى آن ها
توجه ويژه اى شود. بعضاً اين اسناد در يك محل متمركز و تحت حفاظت
نگهدارى نشده و در واحدهاى مختلف يك سازمان پراكنده مى باشند. كه
مى توان انبوه اين مستندات (اغلب در زونكن نگهدارى مى شوند) را در
همه جا مشاهده نمود. از بين رفتن مستندات فيزيكى و الكترونيكى به
دلايل مختلف، از دست دادن منابع زمانى و ريالى زيادى را در پى دارد
و تلاش هاى چند باره اى را براى بازگرداندن آنها نیاز هواهد داشت.
از این رو، شرکت پردیس فناور ایساتیس با هدف ایجاد بایگانی
الکترونیک و تسهیل فرآیند نگهداری و پایش اسناد، از سال 1391 در
این زمینه فعالیت می کند.
اهداف اصلی استفاده از آرشیو الکترونیک
نگهداری و طبقه بندی اطلاعات سازمانی
صرفه جویی در هزینه ها و مصرف کاغذ و کاهش فضای اشغال کننده