مزایای استفاده از سیستم آرشیو الکترونیک

کاهش چشمگیر هزینه ها

با آرشیو اسناد، هزینه هایی از قبیل هزینه نگهداری، بازییابی، پرسنل موردنیاز، فضای اشغالی، مواد مصرفی موردنیاز و… تا حد زیادی کاهش می یابد.

امنیت فیزیکی پرونده ها و اسناد

امکان وقوع اتفاقاتی از قبیل مخدوش شدن اسناد و اطلاعات و از بین رفتن آن ها در حوادثی میانند آتش سوزی و… در بایگانی الکترونیک اسناد به طور کامل از بین خواهد رفت. همچنین با استفاده از امکانات امنیتی رایانه ای، سایر حوادث از قبیل حملات سایبری، پاک شدن اطلاعات و… را نیز می توان کنترل کرد.

عدم بهم ریختگی

حذف عملیات فیزیکی برداشت پرونده و جایذاری مجدد آن، امکان بهم ریختگی و یا آسیب رسیدن به اسناد را از بین می برد.

حفاظت از اطلاعات

در آرشیو الکترونیک، امکان تعیین سطح دسترسی برای سطوح مختلف سازمانی و جلوگیری از استفاده های غیرمجاز از برخی اطلاعات وجود دارد.

جست و جوی سریع و دسته بندی اطلاعات

دسته بندی اسناد امکان دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم کرده و همچنین جست و جو براساس مشخصات مختلف اسناد، امکان دسترسی و پایش سریع آن ها را به وجود می آورد.

تهیه نسخه پشتیبان

در آرشیو الکترونیک این امکان وجود دارد که در هر زمان، بدون نیاز به صرف هزینه و در زمان بسیار کوتاه، از اطلاعات و اسناد خود نسخه پشتیبان تهیه کنیم.

کنترل سریع و آسان

آرشیو الکترونیک این امکان را برای مدیران ارشد سازمان فراهم می کند که بر روی اسناد دیجیتالی نظارت کامل داشته باشند و در صورت نیاز از قلم های رایانه ای جهت پاراف زدن و حاشیه نویسی استفاده کنند.

در اختیار داشتن بایگانی 24 ساعته با حجم نامحدود

با آرشیو الکترونیک نیاز به تخصیص دادن فضای بسیار زیاد به بخش بایگانی در سازمان از بین می رود، همچنین هیچ محدودیت زمانی برای دسترسی به اسناد برای مدیران وجود نخواهد داشت.